Derrière l'organisation, l'éternelle question du Temps...
Et ô combien le temps est une préoccupation dans notre vie d'aujourd'hui !
Je ne vous apprends rien, vous n'avez qu'à regarder votre agenda, observer vos journées, et écouter les conversations des uns et des autres : la notion du temps revient encore et toujours au cœur de nos vies.
Parce que nous ne cessons de remplir nos emplois du temps, parce que nous accumulons de plus en plus de responsabilités et d'obligations, parce que nous ne faisons plus la différence entre les impératifs, les priorités et les futilités, nous manquons tous cruellement et continuellement de temps.
Et ce n'est pas parce que nous en avons conscience en l'affirmant au moins une fois par jour (oui, oui, prêtez-y attention et voyez combien de fois vous exprimez "je n'ai pas le temps" "je dois me dépêcher" etc, vous serez surpris.e !), que nous y remédions...
« La plus coûteuse des dépenses, c’est la perte de temps. » - Théophraste
Alors, comment parvenir à s'organiser de façon efficace pour se sentir de nouveau maître de ses journées ? Comment se révéler productif.ve pour développer ce sentiment de satisfaction et d'avancement dans nos projets ?
Qu'il s'agisse de la vie personnelle ou professionnelle, voici quelques pistes pour vous aider à reprendre la main sur votre gestion du temps et votre organisation quotidienne.
1. La définition de l'organisation
L'organisation, nous venons de le dire, sous-entend la notion du temps et de sa gestion. Ainsi, nous accumulons énormément d'activités au sein d'une seule et même journée, que ce soit des activités physiques ou intellectuelles, tâchant de partager quasi systématiquement notre temps entre le travail, la famille, les loisirs, et les obligations.
Sauf que si nous étirons nos activités dans un planning déjà bien rempli, les journées, elles, ne s'étalent pas sur plus de 24h !
Dur dur alors de ne pas avoir la sensation de courir constamment, ou encore le sentiment de non avancement à propos des choses qui comptent le plus pour nous, ce qui peut engendrer perte de confiance en soi, dévalorisation, découragement, frustration et.
Et c'est ainsi que nous nous retrouvons à subir nos journées plutôt qu'à la maîtriser.
La définition de l'organisation prend donc tout son sens dans la distinction de ce que nous avons à accomplir au sein d'une journée.
Cette distinction doit s'établir entre nos impératifs, soit dans les devoirs que nous avons à tenir sans pouvoir y remédier et qui font pleinement partie de notre journée (nous en parlerons juste après ce premier point), nos priorités, soit ce que nous avons à gérer ou à réaliser souvent de façon pressante, nos projets, que nous aimerions concrétiser mais qui demandent du temps, de la réflexion et de l'effort, avec, enfin, les futilités, que nous pouvons déléguer voire même supprimer de notre emploi du temps.
2. Considération du véritable temps auquel nous avons accès
Mais avant d'entamer quoique ce soit en terme d'organisation dans votre journée, que celle-ci concerne davantage le domaine personnel ou professionnel, et avant de distinguer l'impératif des priorités, des projets et des futilités, il est indispensable de connaître le laps de temps dont nous disposons réellement dans notre quotidien.
Il est vrai que nous avons souvent une représentation erronée du temps que nous avons à exploiter.
Pour cela, je vous invite à observer votre mode de fonctionnement initial et à considérer les fameux impératifs de votre journée type :
- Le nombre d'heures de sommeil dont vous avez besoin pour être en forme,
- Les temps d'hygiène et de repas,
- Les temps du foyer (avec les devoirs des enfants, par exemple, ou encore l'entretien de la maison),
- Les temps de déplacements,
- Votre temps de travail,
- ...
Si vous souhaitez vous organiser dans votre vie personnelle, le temps dont vous disposerez dépendra donc de toutes les activités précédemment énumérées soustraient aux 24h d'une journée lambda.
Si par contre vous souhaitez vous organiser dans votre vie professionnelle, le temps à exploiter sera inclus dans votre temps initial de travail, et non en dehors.
3. Planification de votre emploi du temps
C'est à partir de ce constat, de cet
état des lieux entièrement personnel, que vous allez pouvoir dorénavant, dispatcher l'ensemble
des tâches que vous souhaitez organiser dans votre quotidien.
Pour cela, vous allez vous baser, par exemple, sur le fait d'être davantage du soir ou du matin et donc adapter votre emploi du temps en fonction de ce fait. Il est, effectivement, primordial de respecter votre cycle et vos besoins. Aller à l'encontre de son propre mode de fonctionnement revient à se tirer une balle dans le pied.
Pour une meilleure visibilité de vos actions quotidiennes, je vous recommande de prendre en référence une visibilité hebdomadaire plutôt que journalière. Cela vous aidera à planifier et répartir certaines tâches qui sont à décomposer de l'objectif initial, sur divers créneaux, par exemple. De cette façon, vous pourrez regrouper des tâches similaires ensemble, ou du moins des tâches qui vous demandent une même mobilisation, sans perte de temps ni d'énergie inutilement, comme par exemple des déplacements dans un même endroit à un moment donné de votre semaine, plutôt que plusieurs fois dans la semaine, multipliant votre temps de déplacement.
4. Le discernement des tâches, des objectifs et des projets à réaliser
Dernière étape avant de commencer à organiser correctement votre vie, peu importe le domaine : identifier l'ensemble des charges que vous avez à faire. Une sorte de To Do List en vrac, dans laquelle vous allez noter absolument tout ce que vous devez penser à faire.
Que cela passe par appeler un vieil ami, déjeuner avec votre sœur, boucler un dossier, entreprendre des recherches sur tel ou tel sujet, démarcher des partenaires, adhérer à une association, réaliser votre déclaration d'impôts, vous inscrire à une salle de sport, faire du sport, faire le ménage de printemps, préparer votre jardin, vous mettre au courant des dernières actualités, rédiger un courrier, préparer vos prochaines vacances, lire, vous mettre à la méditation ou au yoga, et j'en passe ! Listez tout ce que vous avez envie d'entreprendre, toutes vos idées et tout ce que vous avez à faire.
Cependant, différenciez clairement la liste des tâches que vous devez réaliser des projets que vous aimeriez mener, qui sont de plus grande ampleur, comme créer votre propre association, par exemple. En effet, ce sont deux préoccupations fort distinctes puisque l'une est concrète, impérative et généralement portée
sur du court ou moyen terme, tandis que l'autre est plus libre et
flexible, et visée sur du plus long terme. Nous ne la mettons pas de côté, le but étant de transformer ces projets en objectifs, mais disons qu'il y a moins de pression et d'urgence à les réaliser.
Grosso modo, cette liste concerne les idées que nous aimerions mettre en place et concrétiser si nous avions suffisamment de temps devant nous...
Une fois que ce listing est fait, une fois que vous avez extériorisé l'ensemble de vos pensées qui vous prennent une bonne partie de votre énergie, à vous de les hiérarchiser.
Pour cela, il est important de déterminer un ordre avec échéance et date butoir pour chacune des tâches. Cette astuce possède deux avantages : le premier, vous permettre d'aborder les choses les unes après les autres, condition sine qua non pour gagner en efficacité. Et le second, elle vous sécurise en réduisant l'anxiété liée à la soumission et à l'urgence des événements, sentiments que vous ne ressentirez plus puisque vous serez davantage dans la maîtrise.
Ainsi, vous allez pouvoir classer l'ensemble de ces tâches en trois catégories :
- La première, dans laquelle vous allez intégrer 5 tâches à faire impérativement le jour J, et que vous allez revoir plusieurs fois par jour ;
- La seconde, dans laquelle vous allez intégrer jusqu'à 20 tâches, qui peuvent se réaliser plus tardivement mais incessamment sous peu malgré tout, soit entre 7 et 10 jours, que vous allez revoir une fois par jour ;
- Enfin, la troisième, dans laquelle vous allez inscrire toutes les autres tâches qui sont à faire plus tard, soit au-delà des 10 prochains jours, que vous allez revoir une fois par semaine.
Concernant l'élaboration du listing de vos projets, utilisez le même processus initial :
commencez par lister l'ensemble de ces projets en vrac sur une feuille, puis hiérarchisez-les avec échéance et date butoir auxquelles vous souhaitez voir ces projets se
concrétiser. Enfin, décomposez ces projets en différentes tâches
nécessaires à sa réalisation. Tâches que vous pourrez, peu à peu,
intégrer à la liste de vos objectifs à réaliser au-delà des dix jours, ensuite
entre 7 à dix jours et finalement dans la journée :-) .
L'idée principale de cette méthode est de créer une liste initiale, qui va bouger au jour le jour.
En réalisant les 5 objectifs définis à la journée, vous allez pouvoir déplacer les objectifs de la seconde catégorie dans la première, et également remplacer ceux-ci par ceux de la troisième catégorie.
Prenez donc le temps de réaliser cette liste initiale au cours d'un moment où vous pouvez réfléchir longuement et sérieusement à l'ensemble de ce que vous aimeriez et devez faire ou mettre en place, puis, chaque jour, revoyez la première colonne soit la veille au soir, soit le matin-même, dans le but de préparer la journée à venir.
Aussi, cela vous permet de faire le point entre les tâches que vous seul.e pouvez et devez réaliser, de celles que vous pouvez déléguer afin de vous soulager.
Dernier détail à travailler : estimez le temps nécessaire à chacune de ces tâches pour pouvoir les intégrer à votre emploi du temps initial !
5. L'anticipation
Nous avons déjà consacré un article sur ce sujet, qui remonte un peu. Je vous rafraichis donc la mémoire : notre journée se compose de 60% de ce que nous organisons, et de 40% d'imprévus.
Ces imprévus peuvent être : la panne de voiture de bon matin ou en cours de journée, la batterie du téléphone qui tombe en rade alors que vous en avez besoin, des bouchons sur la route, le retard de transports en commun, le monde au supermarché, un exercice incendie, son enfant qui est malade ou qui est tombé et qu'il faut aller récupérer, des interruptions dans régulières dans les tâches que vous réalisez, une réunion imprévue, un plantage informatique, une collègue absente avec qui vous deviez avancer un travail commun, la visite d'un ami qui a besoin d'un coup de main personnel, le colis à récupérer à la poste, le retard d'un rendez-vous, tant et tant de choses, à plus ou moins grande échelle, mais qui impacte votre organisation.
Pour ne plus les subir, je vous invite grandement à instaurer ce que l'on appelle aussi des "coussins moelleux", d'une quinzaine de minutes entre chaque activité que vous avez à faire, qui vous permettent d'avoir une certaine marge de manœuvre si besoin.
Alors, selon les cas, elle ne sera pas suffisante, et pour d'autres, elle le sera amplement. Tout dépend de ces imprévus qui vont faire partie de votre journée.
Quoiqu'il en soit, si vous ne les avez pas exploités, ou du moins pas entièrement, ce laps de temps cumulé en fin de journée vous permettra soit d'ajouter une tâche supplémentaire histoire de finir la journée en beauté, soit de prendre un temps pour vous. Dans tous les cas, vous êtes gagnant.e. Et si jamais vous exploitez ces "coussins moelleux", sachez qu'au fil de la journée, vous vous donnez l'opportunité de rattraper, peu à peu, le retard subi au départ, et de sentir une certaine satisfaction en fin de journée, lorsque vous réalisez que vous avez su, malgré tout, changer la donne et maîtriser votre journée.
6. La visualisation
Pour optimiser votre organisation et booster votre motivation, prenez le temps de visualiser votre journée dès le matin.
Pendant le petit-déjeuner, par exemple, prenez un temps calme pour vous projeter au cours de la journée à venir, et la visualiser. L'avantage de visualiser sa journée permet de se préparer mentalement aux "missions" que nous nous sommes préalablement fixées.
Préparez-vous ainsi positivement au fait de réaliser ces objectifs et à leur accomplissement, imprégnez-vous du sentiment de plaisir et de satisfaction lorsque vous rayez les objectifs de la journée, représentez la récompense que vous comptez vous accorder lorsque ces objectifs seront accomplis.
Vous pouvez également l'expérimenter dans l'autre sens, c'est-à-dire en envisageant les conséquences de votre inaction. Pour certaines personnes, cela peut être davantage stimulant de tout faire pour ne pas subir les conséquences néfastes de la tenue de ses objectifs initiaux, plutôt que de se focaliser sur les bienfaits de la mission dans laquelle on s'engage.
Elle vous amène ainsi à la fois à voir le bout de vos
actions par leur réalisation, mais aussi et surtout à vivre pleinement
ce que vous avez à gagner à exécuter votre objectif. Elle vous permet
aussi bien de vous donner envie de l'atteindre que de savourer le chemin
qui vous y conduit.
Finalement, peu importe votre façon de l'exploiter, la visualisation vous stimulera d'une façon ou d'une autre :-)
7. Astuces diverses et variées
Pour réussir à vous organiser convenablement, en dehors de ces cinq premières clefs essentielles, voici ce que vous pouvez mettre en place :
- Sans forcément pratiquer le "miracle morning" en vous levant à 5h tous les matins, commencez déjà par vous coucher un peu plus tôt et à démarrer votre journée avec une activité qui vous plait. Cela peut être des exercices de respiration, l'écoute d'un audio de développement personnel, bouquiner quelques pages, pratiquer des étirements, bref, démarrez la journée en douceur et avec bienveillance (sous-entendu EXIT les informations de bon matin qui ne ressassent que le négatif et qui nourrissent le stress).
- Réalisez les tâches déplaisantes en début de journée. C'est là que vous avez de l'énergie et le fait d'entamer par la suite une tâche que vous appréciez vous donnera envie. A savoir également que tout ce qui est en rapport à la communication (mail et appels téléphoniques) est davantage recommandé le matin, afin de laisser les gens revenir vers vous au cours de la journée.
- Apprenez à dire non. Pour cela, à vous de prendre le temps de la réflexion afin de vérifier que l'acceptation d'une mission supplémentaire ne vous pénalise pas. Il ne sert à rien de vous placer dans une situation stressante, qui va bousculer votre équilibre, vous empêchant peut-être même de mener à bien cette nouvelle mission acceptée !
- Évitez les distractions, tels que le téléphone, les réseaux sociaux, la guitare ou encore l'aspirateur si vous êtes chez vous. N'hésitez pas à vous isoler, à installer des logiciels spécifiques qui peuvent vous bloquer l'accès à certains sites internet sur un temps donné (comme Rescue Time ou encore Keepmeout). Posez le téléphone à distance raisonnable pour vous éviter la tentation ! Soyez malin.e, motivé.e et auto-discipliné.e pour ne pas vous laisser mener par le bout du nez.
- De même, coupez toutes sources de notifications ! A quoi cela vous sert-il d'être avisé.e en temps et en heure qu'un e-mail vient de vous être envoyé.e ? Prenez plutôt le temps de consulter l'ensemble de vos messages à heures fixes, une fois le matin, une fois en début d'après-midi et une fois en fin de journée, pas plus tard que 20h. Cela est amplement suffisant ! Et lorsque vous consultez vous e-mails, pensez à les classer eux aussi dans des dossiers spécifiques comme : "à répondre", "à consulter", "à archiver". Vous évitez ainsi de vous éparpiller, vous et votre énergie.
- Organisez votre espace : placez à portée de mains ce que vous utilisez tous les jours, et éloignez ce que vous utilisez moins d'une fois par semaine. Épurez votre espace, rendez-le accessible et clair pour rendre la tâche plus facile lorsque vous devez la réaliser.
- Prenez soin de votre sommeil, de votre hygiène et de votre alimentation. Tout est intimement lié ! C'est scientifiquement prouvé !
- Reprenez-vous lorsque vous dites "je n'ai pas le temps". Stoppez-vous et posez-vous les bonnes questions : "n'ai réellement pas le temps ou est-ce que je ne prends pas le temps ? Est-ce positif pour moi de ne pas prendre ce temps ou est-ce que cela me pénalise ? Quelles seraient les éventuelles conséquences de prendre ce temps, qu'elles soient positives ou négatives ?" Les réponses vous guideront dans la prise de vos décisions ;-)
- Encouragez-vous et récompensez-vous ! Après tout, nous sommes des êtres humains qui avons besoin de reconnaissance et de valorisation. Accordez-vous des pauses, des moments bien-être, de détente et de ressources intérieures. Rien de mieux pour recharger les batteries et repartir à fond les ballons !
En bref, l'organisation est surtout une question de gestion. Celle-ci demande un peu de temps à mettre en place, mais une fois que les nouvelles habitudes sont prises, il devient beaucoup plus facile de les répéter, d'autant que vous avez le moyen d'en récolter rapidement les bienfaits.
Comme d'habitude, tout part de vous, alors prenez le temps de faire le point sur votre mode de fonctionnement et n'hésitez pas à consulter des professionnels qui sauront vous aider à instaurer une certaine discipline, indispensable à la mise en place, à la tenue et à la rigueur de ce que vous souhaitez voir s'accomplir dans votre quotidien, soit davantage de maîtrise, de confiance, de sérénité et de positivité.
« Ceux qui font mauvais usage de leur temps sont les premiers à se plaindre de sa brièveté. » - Jean de La Bruyère
